Die Digitalisierung sollte uns durch Automatisierung mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben des Tages verschaffen. Viele Arbeitnehmer haben jedoch den gegenteiligen Eindruck: Ständige Benachrichtigungen und eine riesige Flut von E-Mails stressen uns mehr denn je. Wir haben drei Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die tägliche Flut von E-Mails und Nachrichten besser bewältigen können.
Hintergrund
Eine kürzlich durchgeführte Studie hat ergeben, dass es zu unseren fünf wichtigsten Bedürfnissen gehört, unsere E-Mails und Social-Media-Benachrichtigungen zu überprüfen. Der Drang, wichtige E-Mails und Benachrichtigungen zu prüfen, beeinträchtigt unsere eigentlich wichtigen Aufgaben. Wir kämpfen bereits den ganzen Tag lang gegen Anreize und Ablenkungen an. Ohne richtige Struktur führt die riesige Menge an Nachrichten, die auf mehrere Aufgaben verteilt sind, dazu, dass man ständig seinen Posteingang überwacht. Das Problem ist, dass diese Ablenkung unsere Konzentration und kognitiven Fähigkeiten einschränkt und Sie mit einer riesigen To-Do-Liste unzufrieden und gestresst zurücklässt.
Tipp 1: Abwesenheitsnotiz für Fokuszeiten einrichten
Als Grundlage für den ersten Tipp müssen Sie in Ihrem Kalender Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten einrichten. Diese Zeiten, vorzugsweise 2-4 Stunden täglich, sind dafür gedacht, dass Sie sich auf die wichtigen und schwierigen Aufgaben des Tages und der Woche konzentrieren. Um sich nicht durch Benachrichtigungen ablenken zu lassen, dient eine Abwesenheitsnotiz aus E-Mail-Programmen als Standardantwort während der Konzentrationszeit: zum Beispiel:
Danke für Ihre E-Mail. Ich versuche, meine Zeit mit konzentrierter und produktiver Arbeit zu verbringen. So sehr ich mich auch über den Erhalt von Nachrichten freue, sie lenken mich von den täglichen und wöchentlichen Aufgaben ab.
Aus diesem Grund lese ich meine täglichen E-Mails nicht vor 14 Uhr. Für dringende Anfragen bin ich telefonisch erreichbar. Um einen Termin zu vereinbaren, benutzen Sie bitte den folgenden Link: calendly.com.
Tipp 2: Newsletter abbestellen und E-Mail-Filter einrichten
Bei vielen Online-Shops und Software-Anbieter werden wir automatisch für Werbe-E-Mails und Newsletter angemeldet. Sie lösen Benachrichtigungen einer neuen Mail aus, lenken Sie ab und füllen Ihren Posteingang unnötig. Mit ein paar Klicks können Sie sich wieder abmelden. Den Link dazu finden Sie in der Regel unten in der Fußzeile der E-Mail. Vielleicht sind Sie sogar an einigen dieser Newsletter interessiert. Mit Hilfe der Filterfunktion von E-Mail-Programmen lassen sich spannende Artikel und Newsletter an „Read-it-later“-Apps weiterleiten. Diese Apps, wie zum Beispiel Instapaper, sammeln diese Artikel in einer Übersicht. So verpasst man auch ohne vollen Posteingang keine spannenden Informationen und kann sich den Artikeln widmen, wenn man sich bewusst Zeit dafür nimmt.
Tipp 3: Nutzen einer Projektmanagementsoftware
Gehen Sie Ihren Posteingang durch und fragen Sie sich, wie viele der vergangenen Nachrichten von Ihren Kollegen wirklich notwendig waren. Durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools (z. B. Trello) lässt sich ein großer Teil der Teamkommunikation vermindern. Aufgaben, Fristen und Verbindlichkeiten lassen sich leicht in einer Übersicht darstellen und lassen weniger (Nach-)Fragen offen.
